Invoice betydning

En invoice er et formelt dokument, der udstedes af en sælger til en køber for at anmode om betaling for leverede varer eller ydelser. Dokumentet angiver typisk:

• Hvem der fakturerer (leverandør) og hvem der faktureres (kunde)
• Hvad der er leveret (linjeposter med beskrivelser, mængder, enhedspriser)
• Skatter og afgifter (fx moms-sats og -beløb)
• Datoer (fakturadato, forfaldsdato, leveringsdato)
• Beløb (subtotal, moms, rabatter, total, valuta)
• Betalingsbetingelser (fx Net 30, forfald ved modtagelse, evt. kontantrabat)
• Referenceoplysninger (fakturanummer, ordrenummer/PO, kundereference)

Formålet er at skabe klarhed, sporbarhed og retslig dokumentation i transaktionen. I mange lande er en korrekt udstedt invoice en forudsætning for, at køberen kan fradrage moms.

Ordet invoice stammer fra fransk envoi (“forsendelse, afsendelse”) af envoyer (“at sende”). I tidlig moderne engelsk forekom former som invoy, der betegnede en liste over forsendte varer. Over tid blev betydningen standardiseret til det moderne “invoice” som den formelle “forsendelses-/handelsliste” med priser og betalingskrav.

• Substantiv: an invoice (ental), invoices (flertal)
• Verbum: to invoice (at fakturere), invoiced (præteritum/perfektum), invoicing (progressiv form/gerundium)
• Udtale (engelsk): [ˈɪn.vɔɪs]

• Standard invoice: Almindelig faktura for varer/ydelser.
• Tax invoice: Faktura med fulde afgiftsoplysninger (moms), ofte et lovkrav i momsregimer.
• Pro forma invoice: Foreløbigt prisoverslag/tilbud; ikke et betalingskrav.
• Commercial invoice: Bruges i international handel og toldbehandling.
• Interim/progress invoice: Del- eller acontobetaling under et projekt/entreprise.
• Final invoice: Slutfaktura efter leverance/projekt.
• Recurring invoice: Gentagen faktura for abonnementer/vedligehold.
• Self-billing invoice: Kunde udsteder faktura på leverandørens vegne (aftalebaseret, kræver særlige kontroller).
• Credit note (credit invoice): Kreditnota der reducerer/annullerer tidligere faktureret beløb.
• Debit note: Debiteringsnota, typisk justering opad.

• We will issue the invoice once the goods have been dispatched.
• Please include our PO number on your invoice.
• The invoice is due 30 days from the invoice date (Net 30).
• Kindly send a consolidated monthly invoice for all services.
• This is a pro forma invoice for customs purposes only.
• The invoice shows VAT at 25% and a total of DKK 13,500.
• We have not received payment; the invoice is now past due.
• Please address the invoice to our billing department.
• The supplier invoiced us in EUR, but our ledger is in DKK.
• A credit note was issued to correct an overcharge on the last invoice.

• Synonymer/nær-synonymer (afhænger af kontekst): bill (ofte mere uformelt, fx restaurantregning), statement (kan være kontoudtog, ikke ens), sales invoice, tax invoice.
• Relaterede begreber: receipt (kvittering), purchase order (indkøbsordre/PO), delivery note (følgeseddel), quotation/estimate (tilbud), credit note (kreditnota), debit note, statement of account (kontoudtog).
• Antonymer/kontrastord i procesforstand: payment (betaling), receipt (kvittering som bevis for betaling), refund (tilbagebetaling). Strengt sprogligt findes ikke et perfekt antonym.

Fra håndskrevne forsendelseslister i handelsflådens tid udviklede invoice-dokumentet sig med industrialiseringen til standardiserede papirfakturaer. Senere har EDI (Electronic Data Interchange) og standarder som UBL banet vejen for fuldt digitale e-fakturaer, automatiseret bogføring og integration på tværs af systemer.

I Danmark er e-fakturering udbredt, og fakturaer til det offentlige skal som udgangspunkt sendes digitalt via NemHandel/Peppol-netværket i OIOUBL- eller Peppol BIS-format. Dette muliggør sikker, struktureret dataudveksling og reducerer fejl, behandlingstid og omkostninger.

• Moms/VAT: Mange jurisdiktioner kræver, at en gyldig tax invoice viser leverandørens og kundens momsnumre, sats og beløb for, at køber kan opnå momsfradrag.
• Udstedelsesfrist: Ofte skal fakturaer udstedes inden for en lovbestemt periode efter levering; frister varierer efter land.
• Opbevaring: Bogførings- og skatteregler kræver opbevaring af fakturaer i en årrække (periode afhænger af national lovgivning).
• Tekstkrav: Ved omvendt betalingspligt (reverse charge) skal fakturaen indeholde en tydelig note om dette.
• Rykker og morarente: Ved for sen betaling kan der pålægges rykkergebyr og morarente efter gældende regler og aftalegrundlag.

• Invoice: Formelt betalingskrav, især i B2B; detaljeret dokument til regnskab og skat.
• Bill: Ofte mindre formelt eller for forbrugertransaktioner (restaurantregning, elregning). I nogle brancher bruges “bill” synonymt med “invoice”.
• Receipt (kvittering): Bevis for, at betaling er modtaget; udstedes efter betaling, ikke før.

• invoice number, invoice date, invoice amount, invoice address
• overdue/past-due invoice; outstanding invoices
• recurring invoice; consolidated invoice
• pro forma invoice; commercial invoice; tax invoice
• to issue/send an invoice; to settle/pay an invoice; to dispute an invoice
• invoice approval workflow; three-way match (PO-receipt-invoice)
• Net 15/30/60; 2/10 Net 30 (kontantrabat)

• Klar reference: Medtag PO-nummer og kontaktperson for hurtigere godkendelse.
• Entydig nummerering: Unikke fakturanumre for revision og sporbarhed.
• Komplet momsinfo: Angiv korrekte satser og VAT/CVR-numre.
• Præcise beskrivelser: Beskriv ydelser/varer så de kan godkendes uden tvivl.
• Standardformater: Brug strukturerede e-fakturaformater (fx OIOUBL/Peppol BIS) til automatisk behandling.
• Undgå fejl: Forkerte beløb, manglende forfaldsdato, ukorrekt valuta eller manglende bankoplysninger forsinker betaling.

• Dansk: faktura
• Tysk: Rechnung
• Fransk: facture
• Spansk: factura
• Italiensk: fattura
• Portugisisk: fatura

I moderne økonomi indgår invoice i en større proceskæde: tilbud/kontrakt → indkøbsordre (PO) → levering/ydelse → faktura (invoice) → betaling → kvittering (receipt) → afstemning og revision. Automatisering gennem e-fakturering og ERP-systemer reducerer manuelle fejl, styrker compliance og forbedrer likviditetsstyringen.