Kreditnota betydning

En kreditnota dokumenterer, at en allerede udstedt faktura helt eller delvist tilbageføres. Den er central i bogføring og momshåndtering, fordi den korrigerer både indtægter/udgifter og moms.

• Typiske årsager:

  • Fejl i pris, antal eller moms på en faktura
  • Retur eller ombytning af varer
  • Kvalitetsmangler/reklamation (mangelsafslag)
  • Aftalt efterrabat eller kampagnerabat
  • Dobbeltfakturering eller annulleret ordre
  • Delvis kreditering ved delvis levering

• Effekt i bogføring (sælger):

  • Reducerer omsætning (indtægt) eller flytter til retur-/rabatkonto
  • Reducerer tilgodehavende hos kunden (debitor)
  • Justerer salgsmoms nedad, hvor relevant

• Effekt i bogføring (køber):

  • Reducerer omkostning/varelager eller tilsvarende
  • Reducerer skyldig gæld til leverandøren (kreditor)
  • Justerer købsmoms nedad, hvor relevant

I praksis kan en kreditnota enten modregnes i næste betaling eller udbetales kontant som refusion. I B2C ses den ofte som dokumentation for et tilgodehavende ved retur, mens den i B2B er et formelt regnskabsbilag, der refererer til en specifik faktura.

Ordet “kreditnota” er sammensat af “kredit” (fra latin creditum, “noget betroet”/“lån”) og “nota” (latin for “notits” eller “meddelelse”). Betydningen er således en skriftlig meddelelse om kredit. På engelsk bruges “credit note” eller “credit memo”; på tysk “Gutschrift” eller “Stornorechnung” (med vigtige nuancer, se nedenfor).

En kreditnota bør som minimum opfylde samme formkrav som en faktura og derudover tydeligt markeres som en kreditnota og referere til den oprindelige faktura.

Bemærk: Krav kan variere efter jurisdiktion. I EU følger indholdet i vidt omfang de generelle fakturakrav; kreditnotaen bruges til at korrigere momsgrundlaget i den periode, hvor årsagen til korrektion opstår.

• “Butikken udstedte en kreditnota på 1.250 kr. for de retur­nerede sko.”
• “Vi modtog en kreditnota, fordi fakturaen var fejlberegnet.”
• “Kreditnotaen refererer til faktura 2024-1137 og dækker en efterrabat på 5 %.”
• “Beløbet på kreditnotaen modregnes i næste betaling.”
• “Leverandøren sendte en kreditnota i stedet for at refundere beløbet kontant.”
• “Ved reklamation udsteder vi kreditnota, når varen er modtaget retur.”

Numerisk eksempel:

• Oprindelig faktura: Varer 10.000 kr. + 25% moms 2.500 kr. = 12.500 kr.
• Returvarer for 2.000 kr. + 25% moms 500 kr. = 2.500 kr.
• Kreditnota: −2.000 kr. varebeløb, −500 kr. moms, total −2.500 kr.

Bogføring (forenklet):

• Sælger: Debet Salgsreturer/rabatter 2.000; Debet Skyldig salgsmoms 500; Kredit Tilgodehavender 2.500.
• Køber: Kredit Vareforbrug/indkøb 2.000; Kredit Købsmoms 500; Debet Leverandørgæld 2.500.

• Synonymer:

  • Kreditfaktura
  • Minusfaktura
  • Credit note / Credit memo (eng.)

• Nært beslægtet, men ikke identisk:

  • Tilgodebevis: et forbrugerrettet bevis på et tilgodehavende; er ikke nødvendigvis et regnskabsbilag med momsdetaljer.
  • Refusion: selve udbetalingen af penge; kreditnotaen kan være dokumentation for refusionsgrundlaget.
  • Storno-/stornofaktura: annullering af en faktura; i praksis ofte håndteret via kreditnota.

• Debetnota (debit note):

  • Kan udstedes af køber til sælger for at kræve en kreditnota (meddelelse om fejl/retur).
  • Kan i nogle systemer udstedes af sælger for at øge et skyldig beløb (tillægsfakturering).

• Faktura: opkræver et beløb; kreditnota: reducerer eller annullerer et beløb.

Kreditnotaen stammer fra handelsbreve og vekselpraksis, hvor korrektioner blev meddelt skriftligt. Med moderne bogholderi blev kreditnotaen et standardbilag. I dag håndteres kreditnotaer overvejende digitalt og integreret med e-fakturering og ERP-systemer.

• Storbritannien: “Credit note” er standardbetegnelsen; praksis tæt på dansk/EU.
• USA/Kanada: “Credit memo”; anvendelse og bogføring ligner, men momssystemer (sales tax) adskiller sig.
• Tyskland/Østrig: “Gutschrift” kan både betyde kreditnota og “self-billing”; “Stornorechnung” bruges til annullering. Terminologien kræver opmærksomhed.
• Indien: Under GST reguleres credit notes eksplicit med tidsfrister og rapporteringskrav.

1. Identificér årsagen til kreditering (retur, fejl, rabat).
2. Find og angiv reference til den oprindelige faktura.
3. Vælg om krediteringen er delvis eller fuld.
4. Angiv vare-/ydelseslinjer, mængder, priser og momssatser med korrekte fortegn.
5. Angiv totaler og årsagstekst tydeligt.
6. Send kreditnotaen til kunden og bogfør den i regnskabet.
7. Aftal modregning eller udbetal refusion efter behov.

Tip: Brug standardkonti for salgsreturer og rabatter for at bevare gennemsigtigheden i rapporteringen.

• Kreditnotaen justerer momsgrundlaget i den periode, hvor korrektionen bliver kendt/aftalt.
• Ved eksport, omvendt betalingspligt eller momsfritagelser skal kreditnotaen spejle de oprindelige momsregler.
• Opbevar kreditnotaer i samme arkiveringsperiode som fakturaer.

Bemærk: Regler kan variere efter land. Konsultér lokale momsregler eller en rådgiver ved tvivl.

• E-fakturering: Kreditnotaer understøttes i OIOUBL/UBL og Peppol BIS-format.
• Automatisering: ERP- og webshop-systemer kan generere kreditnotaer automatisk ved returneringer.
• Kontrolspor: Elektroniske kreditnotaer gør matching mod oprindelige fakturaer nemmere.

• Manglende reference til original faktura, hvilket vanskeliggør revision og momsafstemning.
• Forkert fortegn (positive beløb i stedet for negative), der fører til dobbelte fejl.
• At udstede en ny faktura i stedet for kreditnota ved korrektion, så både salg og moms bliver misvisende.
• At “parke” fejl uden rettidig kreditering, hvilket strider mod god bogføringsskik.

• Skal en kreditnota altid være negativ? - Ja, den reducerer et tilgodehavende; totalen angives normalt med minus.
• Kan man kreditere uden at have en faktura? - Kun hvis der faktisk ikke var faktureret; ellers bør kreditnotaen henvise til den relevante faktura.
• Hvornår bogføres kreditnotaens moms? - I den periode, hvor kreditnotaen udstedes/årsagen konstateres, i overensstemmelse med lokale momsregler.
• Kan en kreditnota bruges som betaling? - Ikke i sig selv; den kan modregnes eller danne grundlag for refusion.

• Faktura
• Debetnota
• Storno/stornofaktura
• Tilgodebevis og gavekort
• Refusion
• Self-billing (køberfakturering)
• Proformafaktura (ikke et regnskabsbilag)

• Dansk: kreditnota
• Engelsk: credit note / credit memo
• Tysk: Gutschrift, Stornorechnung (kontekstafhængigt)
• Fransk: note de crédit / avoir
• Spansk: nota de crédito / abono

Sammenfatning: En kreditnota er et centralt handels- og regnskabsdokument, der korrigerer tidligere fakturering. Korrekt udformning, tydelig reference og korrekt momsbehandling sikrer sporbarhed, compliance og et retvisende regnskab.